لجستیک و حمل و نقل

فرآیندهای یک تبادل صاداراتی زمانی آغاز می‏شوند که شما درخواستی را مبنی بر تهیه یک یا چند قلم از محصولاتتان دریافت می‏کنید. این درخواست می‏تواند شامل درخواستی برای برآورد مالی نیز باشد.

اگر این درخواست از جانب یک مشتری داخلی باشد، احتمالا فرم‏های برآورد مالی استانداردی را برای بررسی این درخواست در دسترس خواهید داشت؛ اما اگر این تبادلات با مشتریان بین‏المللی صورت گیرند، برآورد مالی شما در قالب یک پیش فاکتور انجام خواهد شد. دلیل این امر آن است که مشتری بین‏المللی شما ممکن است برای مدیریت فرآیندهای مالی خود؛ باز کردن یک اعتبار اسنادی (LC)، درخواست تقاضا برای مجوزهای لازم واردات و ... به یک پیش فاکتور نیاز داشته باشد.

پیش فاکتورها از نظر ظاهری به فاکتورهای تجاری شباهت زیادی دارند، و اگر آن‏ها را به درستی تکمیل کنید در واقعیت بسیار شبیه به فاکتور تجاری به نظر خواهند رسید. در یک پیش فاکتور موارد زیر مشخص می‏شود:

- خریدار و فروشنده این معامله

- شرح مفصل کالاها

- نوع طبقه‏بندی سیستم هماهنگ این کالاها

- قیمت

- شرایط پرداخت که معمولا در قالب یکی از 11 اینکوترم رایج عنوان می‏شود

- جزئیات مربوط به ارسال و تحویل کالا شامل چگونگی ارسال و محل تحویل کالا و هزینه این فرآیند

- واحد پولی رایج استفاده شده در برآورد مالی (دلار امریکا و ...)

فراموش نکنید که پیش فاکتور را همراه با تاریخ و تاریخ انقضا صادر کنید؛ معمولا در فرآیندهای صادراتی بی‏ثباتی و نوسانات بسیار زیادی اتفاق می‏افتد، از این رو می‏توانید با تعیین یک بازه زمانی مشخص برای برآورد مالی، ریسک‏های احتمالی را به حداقل میزان ممکن برسانید.

پس از آن که پیش فاکتور را برای مشتری خارجی خود ارسال و سفارش آن‏ها را دریافت کردید باید کالای مورد نظر را برای ارسال آماده کنید؛ این آماده‏سازی، انجام تشریفات اداری و تهیه اسنادی که باید همراه با کالا ارسال شوند را نیز شامل می‏شود. فاکتور تجاری یکی از مهم‏ترین این اسناد به شمار می‏رود.

فاکتورهای تجاری، اغلب جزئیات مربوط به تمامی مراحل تبادلات صادراتی را از ابتدا تا انتها در بر می‏گیرند.

. فاکتور تجاری ممکن است در ظاهر شبیه به پیش فاکتوری به نظر بیاید که در ابتدا به منظور اعلام برآورد مالی برای مشتریان خود ارسال کرده‏اید، اما باید جزئیات بیشتری را نیز شامل شود که شاید در مورد آنها اطلاعاتی نداشته باشید؛ مثلا این که در یک فاکتور تجاری شماره سفارش، شماره سفارش خرید و یا سایر شماره‏های ارجاع مشتری نیز ذکر می‏شود. علاوه بر آن احتمالا اطلاعات بانکی و اطلاعات پرداخت نیز در فاکتور تجاری نوشته می‏شود.

فراموش نکنید که هر گونه اطلاعات مربوط به بیمه دریایی و سایر جزئیاتی که منجر به تسریع فرآیند ارسال کالا و پرداخت هزینه از جانب مشتری می‏شوند را در فاکتور تجاری ذکر کنید.

یک پکینگ لیست صادراتی احتمالا از جزئیات بیشتری نسبت به پکینگ-لیست یا پکینگ-اسلیپ معمولی که برای ارسال محموله‏های داخلی استفاده می‏شود برخوردار خواهد بود.

فرستنده محموله‏های شما می‏تواند از اطلاعات داخل پکینگ-لیست برای تهیه بارنامه‏های مربوط به ارسال کالا استفاده کند.

علاوه بر آن ممکن است بانکی اعلام کند که باید یک پکینگ-لیست مفصل همراه با مدارکی که به همراه اعتبار اسنادی خود برای دریافت پول به بانک ارائه می‏کنید نیز ارائه شود.

ماموران گمرک هم می‏توانند از پکینگ-لیست برای شناسایی محل جغرافیایی اقلام بسته‏بندی شده که نیاز به بازرسی دارند استفاده کنند؛ خیلی بهتر است که آن‏ها بدانند باید کدام بسته یا پلت را باز کنند تا این که مجبور شوند کل محموله ارسالی را جستجو کنند.

پکینگ-لیست اقلام داخل محموله بسته‏بندی را مشخص می‏کند و وزن خالص و ناخالص محموله و ابعاد بسته‏ها (هم در واحد سیستم متریک و هم سیستم امپریال امریکا (اینچ)) را نیز شامل می‏شود. علاوه بر آن پکینگ-لیست هر گونه نشانه‏گذاری که روی بسته وجود دارد و هر گونه دستورالعمل مربوط به حفظ ایمنی و تحویل کالای سالم در مقصد را نیز مشخص می‏کند.

در بعضی از کشورها به منظور شناسایی این موضوع که کالا در کدام کشور تولید شده است قوانینی مبنی بر دریافت گواهی مبدا برای محموله‏ها وجود دارد. این گواهی‏های مبدا معمولا باید توسط بعضی از سازمان‏های نیمه-رسمی مثل اتاق بازرگانی یا دفتر کنسولگری کشور امضا شده باشند. علاوه بر آن ممکن است اگر حتی اطلاعات مربوط به کشور مبدا را هم در داخل فاکتور تجاری ذکر کرده باشید، باز هم به اخذ گواهی مبدا نیاز پیدا کنید.

معمولا اتاق بازرگانی برای زدن مهر و امضای گواهی، مبلغی را از شما دریافت می‏کند و یا از شما می‏خواهد که در ابتدا به عضویت اتاق بازرگانی دربیایید. برای دریافت مهر و امضای اتاق بازرگانی باید فرم تکمیل شده‏ای را به آن‏ها ارائه دهید؛ این فرم توسط اتاق بازرگانی امضا و مهر شده و ممکن است به تایید محضری هم برسد.

این شایعات وجود دارد که شرکت‏هایی وجود دارند که انبوهی از گواهی‏های بدون اطلاعات مهر و امضا شده توسط اتاق بازرگانی را در اختیار دارند و یا در مواردی، اتاق بازرگانی مهر خود را در اختیاز برخی از کارکنان این شرکت‏ها قرار داده است؛ توجه داشته باشید که این فعالیت‏ها غیرقانونی هستند و ممکن است به رد صلاحیت اتاق بازرگانی مذکور برای صدور چنین گواهی‏هایی منجر شوند.

یکی از مهم‏ترین افرادی که در فرآیند صادرات با آن‏ها همکاری خواهید کرد، مسئول ارسال محموله شماست؛ کسی که معمولا هماهنگی‏های لازم برای حمل و نقل کالای شما را با افراد یا سازمان‏های مسئول حمل کالا انجام می‏دهد و در انجام و نظارت بر تمامی جزئیات مربوطه به شما کمک می‏کند.

Depending on your agreed-upon terms of sale—remember, that’s typically the Incoterm you choose—either you hire a freight forwarder to work for you, the exporter, or, in the case of a routed export transaction, the buyer hires a freight forwarder.

صرف نظر از این که چه کسی مسئول ارسال محموله را استخدام می‏کند، آن چه از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است آن است که نامه دستورالعمل فرستنده (SLI) را در اختیار او قرار دهید؛ این نامه شامل تمامی اطلاعات لازم برای حمل و نقل و ارسال موفقیت‏آمیز محموله شماست.

مدارک بارنامه به طور کلی سه گروه هستند: بارنامه زمینی، دریایی و هوایی.

بارنامه زمینی

بارنامه زمینی معمولا اولین مدرک حمل و نقلی است که برای ارسال بین‏المللی کالای صادراتی شما مورد نیاز است. این سند می‏تواند توسط مسئول حمل بار زمینی تهیه شود و یا این که می‏توانید خودتان آن را تدوین کنید. این بارنامه یک قرارداد حمل و نقل بین صادرکننده و مسئول حمل بار است که مشخص می‏کند محوله به کجا فرستاده می‏شود. علاوه بر آن این مدرک به عنوان رسیدی که نشان می‏دهد کالا از شما تحویل گرفته شده است در اختیارتان قرار می‏گیرد.

در فرآیند حمل و نقل و ارسال بین‏المللی یک محموله، معمولا بارنامه زمینی به خریدار داده نمی‏شود؛ در عوض این بارنامه در اختیار مسئولی که بار را در مرزهای بین‏المللی جابجا می‏کند، و یا به صورت غیرمستقیم در اختیار مسئول ارسال محموله یا انبار کالا یا شخص ثالثی که کالای شما را در زمان مقرر به مسئول حمل بار تحویل می‏دهد قرار می‎گیرد.

بارنامه دریایی

اگر کالای شما از طریق کشتی‏ و راه‏های دریایی ارسال می‏شود به یک بارنامه دریایی نیاز خواهید داشت. بارنامه دریایی می‏تواند هم به عنوان قرارداد حمل بار و هم به عنوان یک سند مالکیت برای محموله عمل کند. بارنامه‏های دریایی دو دسته هستند:

بارنامه‏ مستقیم؛ که در اختیار یک گیرنده مشخص قرار می‏گیرد و قابل معامله نیست. فرد گیرنده بر مبنای بارنامه اصلی و امضا شده‏ای که در دست دارد، از نظر مسئول حمل بار مالک کالا به شمار می‏آید.

بارنامه قابل معامله؛ که به حواله کرد (to order) یا حواله کرد مسئول ارسال محموله (to order of shipper) صادر می‏شود و به امضای مسئول ارسال بار می‏رسد و برای بانکی در کشور فرد یا سازمان خریدار کالا فرستاده می‏شود. بانک اصل بارنامه را تا زمانی که الزامات مربوط به بروات ﻭﺻﻮﻟﻲ ﺍﺳﻨﺎﺩﻱ (documentary collection) و مدارک مورد نیاز یا اعتبار اسنادی (LC) برآورده شوند نزد خود نگه می‏دارد.

بارنامه هوایی

کالاهایی که با هواپیما ارسال می‏شوند به بارنامه هوایی نیاز دارند. این بارنامه، برخلاف بارنامه دریایی، قابل معامله نیست. بارنامه هوایی قرارداد محموله بین مسئول ارسال کالا و فرد حمل کننده بار است.

اگر محصولات شما از نظر انجم بین‏المللی حمل و نقل هوایی (IATA) یا سازمان بین‏المللی دریایی (IMO) به عنوان کالاهای خطرناک شناخته شوند، باید فرم مخصوص مربوط به کالاهای خطرناک را ضمیمه محموله خود کنید. ارسال کالاهای خطرناک یا مواد پرخطر فرآیند حساسی است؛ قبل از انجام این کار باید به افراد مربوطه در شرکت شما آموزش‏های لازم در زمینه بسته‏بندی مناسب، لیبلینگ (برچسب زدن) و تهیه اسناد و مدارک چنین محموله‏هایی داده شود.

فرم IATA (اظهارنامه فرستندگان کالا برای کالاهای خطرناک) برای محموله‏های هوایی الزامیست. نمونه متفاوت دیگری از این فرم وجود دارد که برای محوله‏های دریایی استفاده می‏شود. باز هم تاکید می‏کنیم که این فرم‏ها باید توسط فردی که آموزش‏های لازم را در زمینه مدیریت حمل و ارسال کالاهای خطرناک دیده است تکمیل شوند.

یک پیش‏نویس بانکی بخش مهمی از فرآیند فروش بین‏المللی را تشکیل می‏‏دهد که هدف آن، انتقال کنترل و مالکیت کالای صادر شده از فروشنده به خریدار و در قبال پرداخت وجه مورد نظر است. این پیش‏نویس را اغلب بروات وصولی اسنادی نیز می‏گویند چرا که در این فرآیند، فروشنده اسناد و مدارک متعددی را ضمیمه پیش‏نویس بانکی و کاور-لتر می‏کند.

معمولا بانک فرد یا سازمان فروشنده این پیش‏نویس بانکی و اسناد ضمیمه شده را از طریق مسئول ارسال محموله برای بانک فرد یا سازمان خریدار، یا بانکی که در کشور خریدار با آن ارتباطات مالی دارد، می‏فرستد. زمانی که خریدار اجازه می‏دهد تا فرآیند پرداخت هزینه کالا صورت گیرد، بانک فرد یا سازمان خریدار اسناد و مدارک را در اختیار وی قرار می‏دهد و مبلغ پرداخت شده را به بانک فروشنده انتقال می‏دهد.

لازم به ذکر است که پیش‏نویس بانکی ممکن است شامل یک نامه واگذاری نیز بشود؛ این نامه دربرگیرنده جزئیات مربوط به تراکنش پیش‏نویس بانکی است و در آن اطلاعات مربوط به نوع اسناد و مدارک ضمیمه شده و دستورالعمل‏های پرداخت ذکر شده است.