نرمافزار تدارکات و پشتیبانی الکترونیکی
تدارکات و پشتیبانی الکترونیکی که به e-procurement نیز مشهور است، در واقع یک فرآیند B2B برای دریافت، ثبت و خرید سفارش کالا و خدمات در داخل نرمافزار مربوطه است.
بنابراین تدارکات و پشتیبانی الکترونیکی از طریق یک نرمافزار واسطه امکانپذیر میشود؛ اگر چه عملکردها و ویژگیهای این نرمافزار در بین فروشندگانی که از آن استفاده میکنند متفاوت است، اما به طور معمول وظیفه این نرمافزار آن است که فعالیتهای بیشمار مربوط به بخش تدارکات و پشتیبانی را در داخل کامپیوتر ذخیره کند و به این ترتیب، نیاز به انجام فرآیندهای دستی روی کاغذ را از بین ببرد.
معمولا مدیر ارشد بخش تدارکات و پشتیبانی (CPO) و یا دپارتمان مربوط به این بخش در یک سازمان، مسئولیت تدوین سیاستهای حاکم بر تهیه اقلام مورد نیاز در داخل سازمان را بر عهده دارد؛ این وظیفه با هدف تهیه بهترین نوع از خدمات یا محصولات با مناسبترین قیمت و در بازه زمانی تعیین شده صورت میگیرد.
برای دستیابی به این هدف، مدیران بخش تدارکات و پشتیبانی مذاکرات لازم را برای عقد قراردادها انجام داده و با تامینکنندگان ارتباط برقرار میکنند و علاوه بر آن، دستورالعملها و محدودیتهای لازم برای بودجهای که باید به هر کالا یا خدمات اختصاص داد را نیز مشخص مینمایند. در این میان، نرمافزار تدارکات و پشتیبانی الکترونیکی امکان اتوماسیون موارد مرتبط با این سیاستها، قراردادها، و روابط سازمان با فروشندگان را در داخل سیستم برای مدیران به وجود میآورد.
نرمافزار شرکت پترو سدید به گونهای طراحی شده است که میتواند با شفافسازی فرآیندهای تدارکات و پشتیبانی در تمامی مراحل خرید، و ایجاد فرصتی که برای مدیریت، کنترل و ارزیابی فرآیندها به صورت آنلاین در اختیار تامینکنندگان و مشتریان این شرکت قرار میدهد، به خلق ارزش برای آنها کمک کند
. این نرمافزار قادر است از تمامی اقدامات انجام شده در فرآیند برگزاری مناقصات - که در ادامه به آنها اشاره شده است - گزارش تهیه کند:
- یافتن منابع
- فهرست پیشنهاددهندگان
- مناقصه
- شفافسازی تکنیکال/ TBE
- ارزیابی پیشنهادات تجاری قیمتگذاری نشده/ CBE
- انتخاب فروشندگان
- تهیه سفارش خرید (PO) و گزارش مربوط به آن
- کنترل اسناد/ فرآیند تسریع/ VPIS مربوط به خریدها/ تبادلات
- آخرین وضعیت فرآیند ساخت و تولید
- هماهنگی QC/ QA/ TOA
- صادرات/ حمل و نقل
- تراز کردن و بررسی اقلام و مواد و مصالح بعد از دریافت محمولهها در محل پروژه
مزایای تدارکات و پشتیبانی الکترونیکی
اجرایی کردن یک فرآیند تدارکات و پشتیبانی الکترونیکی، همانند اجرای سایر سیستمهای الکترونیکی چالشهای بالقوه مخصوص به خود را دارد؛ به خصوص چالشهایی که در زمینه نصب نرمافزار و یکپارچهسازی آن با سایر سیستمهای پشتیبانی کننده در سازمان، آموزش چگونگی استفاده از نرمافزار به کارکنان، و هماهنگی با تامینکنندگان برای انتقال مناسب دادهها به سیستم کامپیوتری جدید به وجود میآیند.
نرمافزار تدارکات و پشتیبانی شرکت پترو سدید میتواند مزایای قابل توجهی را برای سازمانهایی که از آن استفاده میکنند به همراه آورد؛
این نرمافزار قادر است گزارشهای بهتری را در ارتباط با اقدامات صورت گرفته در بخش تدارکات و پشتیبانی تهیه کند و علاوه بر آن، مزایابی زیر را نیز برای کاربران ایجاد کند:
- کاهش هزینههای نیروی انسانی مشغول به کار در گروه تدارکات و پشتیبانی
- جلوگیری از تعاملات رو در روی تک تک افراد مشغول به فعالیت در بخش تدارکات و پشتیبانی در طول فرآیندهای خرید، ساخت و تولید و ارسال و تحویل کالا
- ایجاد هماهنگی بین تمامی پیشنهادات از نظر ویژگیهای تکنیکال و تجاری هر پروژه
- مدیریت و اجرای صحیح برنامه زمانبندی شده ساخت و تولید کالا به منظور تحویل به موقع محصولات و جلوگیری از بروز نارضایتی و ادعای احتمالی پیمانکاران اجرایی در رابطه با تحویل با تاخیر کالا
- کمک به تسریع راهاندازی و انجام فرآیندهای ساخت و تولید پروژه برای محقق ساختن بهرهوری بیشتر
- افزایش میزان سودآوری پروژه با توجه به مطالعات امکانسنجی پروژه
